Il m’est arrivé à plusieurs reprises de discuter avec des managers de leurs difficultés
et de poser innocemment la question « Est-ce que vous faites des bilans de vos projets ? »
J’ai souvent eu la réponse « non« , avec pour justification : « Ca ne servait à rien, personne ne les lisait. »
Et pourtant, ne pas faire de bilan, c’est à coup sûr refaire les mêmes erreurs et s’empêcher toute opportunité de progresser et de s’améliorer.
Alors, voici 5 conseils simples pour mettre en place des bilans de projets efficaces.
Conseil N°1 : n’écoutez pas votre ingénieur qualité
Votre service Qualité vous pousse à rédiger des bilans pour respecter de quelconques normes et standard ? Oubliez ses conseils et la mise à jour d’une grande base documentaires de tous les bilans de projets.
Si vous faites de bilans, c’est d’abord pour votre activité et vos projets.
Avant de fantasmer sur une base de données d’envergure, réussissez déjà cela. 
Faire des bilans, c’est avoir l’envie et la volonté de progresser et d’améliorer l’efficacité et la performance de son activité.
Votre première mission : en être convaincu et convaincre vos collaborateurs.
Conseil N°2 : Ce qui nous intéresse dans un bilan
Oubliez les indicateurs, les graphes et les statistiques : c’est joli, ça fait classe, mais ça nous apporte quoi ?
oubliez le rappel des dates de début et de fin de toutes les étapes : le passé c’est le passé, nous ce qui nous intéresse, c’est l’avenir.
oubliez les changements de périmètre : on est pas là pour se justifier, mais pour progresser.
Ce qui nous intéresse dans un bilan c’est uniquement 3 types d’idées :
« Quelles sont les innovations qui ont bien fonctionnées et comment les généraliser ? »
« Comment ne pas refaire les mêmes erreurs la prochaine fois ? »
« Comment faire mieux la prochaine fois ? »
Le reste NE NOUS INTERESSE PAS !
Conseil N°3 : Un bilan = un plan d’action
Vous l’avez compris, toute la partie des bilans qui re-raconte le projet ne nous intéresse pas. Elle doit être passée le plus vite possible.
Ce qui nous intéresse c’est « ce qui a fait mal au projet » (délai, coût, qualité) ou « ce qui a bien fonctionné ».
La réunion de Bilan de Projet c’est la réunion où le Chef de projet présente à tous le plan d’action qu’il propose pour faire mieux la prochaine fois. (ce qui signifie qu’il a déjà analysé le projet, préparé le plan d’action avec les acteurs et planifié les actions). Un plan d’action = une action avec un livrable, un porteur et une date de fin prévue.
J’ai par exemple vu des équipes où chaque membre de l’équipe projet devait analyser un défaut qu’il avait lui même produit et proposer un plan d’action pour éviter de le produire à nouveau.
Conseil N°4 : Arrêter le pipeau, on veut du concret !
Déjà, vous avez un plan d’action : c’est bien ! Voici quelques actions-pièges dans lesquels vous tomberez probablement au début.
- les actions irréalistes (« faire en sorte que les clients ne changent pas leur besoin en cours de projet »)
- les actions »je veux la paix dans le monde » (« améliorer le process pour ne plus faire d’anomalies »),
- les actions floues (« optimiser le délai de rédaction des spécifications », « améliorer la disponibilité des environnements de tests »),
Vos actions doivent être concrètes et commencer par un verbe : former, rédiger, développer, corriger, organiser une réunion de… et avoir un livrable bien défini : réunion organisée, équipe formée, procédure décrite…
Les mots suivants sont interdits dans un plan d’action : « optimiser« , « améliorer« , « diminuer« , etc…
Les actions sont parfois complexes à trouver : brainstorming, veille, échanges avec les collatéraux, bonnes pratiques : tous les moyens sont bons pour trouver des idées concrètes !
Conseil N°5 : Vous devez suivre le plan d’action
Le « Vous », c’est bien Vous, manager de l’équipe.
Si vous ne suivez pas ce plan d’action dans la durée, il va se dégrader et se perdre.
Ce plan d’action doit être suivi régulièrement, y compris pour des projets terminés de longue date.
Et c’est vous, en tant que manager, qui devez montrer l’importance que ce plan d’action a et vérifier qu’il est suivi.
Nommez quelqu’un en transverse chargé de l’animer, faites tourner le porteur de temps en temps et n’oubliez pas : « people don’t do what you expect, they do what you inspect« .